Servicios Contables en USA
Para un empresario extranjero, la búsqueda de servicios contables en Estados Unidos puede convertirse en un verdadero laberinto. La oferta es inmensa, los canales de contacto son variados y, para muchos, las barreras del idioma y la cultura suponen un desafío significativo.
Con el fin de facilitar este proceso, hemos preparado una guía con criterios clave que te ayudarán a orientar tu búsqueda, además de presentarte alternativas económicas que quizás no conocías. Esta información te será de gran utilidad, ya sea que busques un nuevo proveedor o que necesites contratar servicios de contabilidad para tu LLC por primera vez.
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¿Cómo Evaluar si Estás Pagando de Más por tus Servicios Contables?
Si ya cuentas con un proveedor contable y estás explorando otras opciones, una pregunta clave que debes hacerte es: “¿El costo de mi contador en Estados Unidos es el adecuado?”.
Para empezar, es fundamental saber que la salud financiera de una pequeña empresa se puede conocer a través de tres informes financieros esenciales:
- El Balance General: Este informe es una fotografía de la situación financiera de tu negocio en un momento específico. Para elaborarlo, se detallan todos los bienes y derechos de la empresa (activos) y todas sus deudas y obligaciones (pasivos). La diferencia entre ambos (activos – pasivos) revela el patrimonio neto o “valor real” de tu compañía.
- El Estado de Resultados (o Cuenta de Pérdidas y Ganancias): Muestra el rendimiento económico de tu empresa durante un periodo concreto. Se calcula totalizando los ingresos y restando todos los costos y gastos asociados. El resultado final indica la ganancia o pérdida neta.
- El Estado de Flujo de Efectivo: Su objetivo es rastrear todo el dinero que entra y sale de tu empresa. Analiza los movimientos de efectivo provenientes de actividades operativas (como ventas y compras), de inversión (adquisición o venta de activos) y de financiación (préstamos o pago de dividendos).
La buena noticia es que estos tres informes son relativamente sencillos y, a menudo, una plantilla de hoja de cálculo es suficiente para gestionarlos. No tienen una curva de aprendizaje elevada y existen innumerables recursos en línea para aprender a manejarlos. Al no ser reportes obligatorios para fines internos, puedes generarlos con la frecuencia que mejor se adapte a tu negocio.
Claro está, estos son los informes básicos. Si tu negocio crece, podrías necesitar análisis más complejos. O, si no cuentas con nadie en tu equipo para llevar la contabilidad, necesitarás externalizar esta función de todos modos.
Para definir qué tipo de proveedor te conviene, reflexiona sobre estas preguntas:
- ¿Qué servicios contables específicos requiere mi empresa?
- ¿Cuál es el tamaño actual de mi negocio y cuál es su proyección de crecimiento?
- ¿Qué presupuesto tengo destinado para esta área?
A continuación, exploraremos las diferentes opciones disponibles en el mercado.
Explorando tus Opciones: Proveedores de Servicios Contables para tu LLC
Afortunadamente, un despacho contable tradicional no es tu única alternativa. Existen cuatro tipos principales de proveedores que puedes considerar:
- Software de contabilidad para gestión interna.
- Profesionales contables freelance.
- Despachos contables tradicionales.
- Plataformas de servicios de contabilidad externalizados (outsourcing).
Analicemos cada uno para que puedas identificar el ideal para tu empresa.
1. Software de Contabilidad
Esta es, probablemente, la opción más económica y accesible para empresas pequeñas o unipersonales. Un software contable te da la autonomía para manejar y supervisar tus finanzas de manera eficiente.
Sus funcionalidades clave suelen ser:
- Registro de transacciones: Un libro diario de ingresos y gastos.
- Generación de informes: Creación de balances, estados de resultados y flujos de efectivo.
- Gestión de facturación: Emisión y registro de facturas de forma sencilla.
Un buen software debe, como mínimo, cubrir los tres informes básicos que explicamos antes. Algunos programas avanzados también ofrecen gestión de inventario, herramientas para pagar a proveedores o empleados y asistencia en el cumplimiento fiscal.
2. Contadores o Bookkeepers Freelance
Contratar a un contador o bookkeeper (tenedor de libros) freelance puede ser la solución perfecta para una pequeña empresa que necesita delegar su contabilidad. Aunque sus roles son distintos (el bookkeeper se enfoca en el registro diario y el contador en una visión más estratégica y a largo plazo), ambos son profesionales del área.
Encontrar candidatos es relativamente fácil gracias a plataformas como Fiverr, que conectan a empresas con profesionales independientes. El verdadero reto es filtrar y seleccionar al adecuado.
Te recomendamos lo siguiente:
- Prioriza a profesionales bilingües o hispanohablantes nativos para evitar problemas de comunicación.
- Evalúa cuidadosamente sus credenciales, experiencia y reseñas de clientes anteriores.
- Si es posible, realiza una entrevista para asegurar una buena compatibilidad.
- Verifica que esté familiarizado con el software de contabilidad que utiliza tu empresa.
4. Plataformas de Contabilidad Externalizada
Este es el modelo de servicio más innovador. Estas plataformas conectan a las empresas con equipos de contadores que gestionan todas las tareas de forma remota. Combinan la tecnología y comodidad de un software con la experiencia y disponibilidad de un equipo de profesionales.
La principal ventaja es que te permiten externalizar toda la función contable sin la necesidad de contratar y formar personal interno, lo que se traduce en un ahorro significativo de tiempo y recursos.
Dos ejemplos destacados en este sector son Bench y Pilot.
- Bench: Es un servicio de bookkeeping especializado en pymes. Un bookkeeper dedicado organiza tus cuentas, que luego son revisadas por un equipo de expertos. Todo se gestiona desde una plataforma online que te da acceso directo a tu equipo y te mantiene al día. Además, ofrece integración con tus cuentas bancarias y de crédito. Su plan Premium incluye la preparación y presentación de impuestos. Los precios de Bench rondan los US$299 y US$399 mensuales.
- Pilot: Ofrece un enfoque más integral con un portal financiero holístico que se integra con más de 250 plataformas, como las de eCommerce. Además del bookkeeping, y dependiendo del plan, Pilot ofrece asesoría fiscal y la posibilidad de contar con un Director Financiero (CFO) a distancia. Sus planes tienen un costo superior: el de Bookkeeping para startups oscila entre US$499 y US$899 mensuales, la asesoría fiscal parte de US$4,950 anuales, y los servicios de CFO van desde US$2,250 mensuales.
Cumple con tus Impuestos y Mantén tu LLC en Regla con Start Companies
Si tienes una LLC, es posible que hayas contratado un paquete de servicios que incluye apertura, mantenimiento y contabilidad. Sin embargo, como vimos, los servicios contables diarios no siempre son necesarios para el simple mantenimiento de una LLC.
Aquí es fundamental no confundir los servicios de mantenimiento fiscal de una LLC con los de contabilidad. Contratar un servicio contable que no se ajusta a tus necesidades puede representar un costo fijo muy elevado.
Cuando se trata del mantenimiento fiscal y legal, lo más conveniente es buscar asesoría experta.
En Start Companies, ayudamos a emprendedores de América Latina y España a establecer y mantener sus LLCs en Estados Unidos cumpliendo con toda la normativa. Nuestros servicios incluyen la preparación y presentación de las declaraciones de impuestos obligatorias y la gestión de posibles multas fiscales.
Nos especializamos en LLCs de propietarios extranjeros y conocemos la legislación a fondo. Esto nos permite ayudarte a pagar únicamente los impuestos que te corresponden.
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